Đã bao giờ bạn thấy mình bị dồn quá nhiều việc một lúc và bạn không biết bắt đầu từ đâu? Bạn luống cuống khi phải xử lý việc nào trước nào trước, việc nào sau và dành bao nhiêu thời gian cho những việc này. Quỹ thời gian của mỗi người là như nhau, đều có 24h và tại sao người ta có thể sắp xếp công việc hợp lý còn bạn thì không? Chúng ta hãy cùng báo cáo viên Nguyễn Hoàng Đạo tìm hiểu kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả thông qua chuyên đề “Lập kế hoạch và quản lý thời gian” diễn ra vào ngày 22/4/2021 tại trường Đại học Tôn Đức Thắng.
1/“Quản trị thời gian” là gì?
Tại sao cần phải biết cách “quản lý thời gian”?
Tại chuyên đề, dường như tất cả mọi người đều đồng ý với báo cáo viên Nguyễn Hoàng Đạo rằng tất cả chúng ta ai cũng có 24 tiếng làm việc mỗi ngày, có lượng thời gian giống nhau, tuy nhiên sử dụng lượng thời gian đó như thế nào cho hiệu quả là do cách quản lý thời gian của mỗi người. Nếu bạn để thời gian trôi đi một cách vô nghĩa thì bạn không thể mong chờ nó quay trở lại được nữa. Bạn không thể lưu trữ và tiết kiệm thời gian để dùng mỗi ngày. Chính vì vậy, lên kế hoạch quản lý thời gian rất cần thiết.
*Quy trình quản lý thời gian hiệu quả:
Xác định mục tiêu: là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên tiến trình cụ thể. Ví dụ: trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành được mục tiêu gì?
Toàn cảnh chuyên đề tại đại học Tôn Đức Thắng
Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng: Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên: Sau khi liệt kê những công việc cần làm, hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại. Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.
Tổng kết lại công việc: Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gia "vàng ngọc" để dành cho việc khác.
Báo cáo viên Nguyễn Hoàng Đạo tương tác trò chơi cùng các bạn sinh viên
2/ Phương pháp quản trị thời gian
*Sử dụng các công cụ quản lý thời gian
Nhằm giúp bạn có được một kế hoạch hoàn hảo cho ngày, tuần, tháng, thậm chí năm, báo cáo viên Nguyễn Hoàng Đạo giới thiệu đến các bạn sinh viên 17 ứng dụng dưới đây sẽ làm bạn đồng hành trong từng đầu việc bạn muốn bắt đầu.
Kiểm soát ngày của bạn: Toggl, Trello, Asana
Lên các đầu việc cần làm: Todoist, Any.do, Google Keep, Remember the milk
Kiểm soát lịch làm việc: Google Calendar
Chia sẻ tài liệu làm việc: Google Drive, Dropbox, Quip, Evernote
Kiểm soát thời gian làm việc: Pomodoro Timer
Ghi nhớ mật khẩu: 1Password
Lưu giữ thông tin cần truy cập lại: Pocket
Phần mềm tự động hóa: IFTTT, Buffet
*Phân loại công việc
Trong buổi báo cáo chuyên đề, Báo cáo viên Nguyễn Hoàng Đạo khuyên các bạn sinh viên nên phân loại công việc để quản lý thời gian hiệu quả hơn, tuỳ vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc mà chúng ta sẽ có kế hoạch giải quyết khác nhau.
Có 4 nhóm công việc chính:
Quan trọng và khẩn cấp
Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Không khẩn cấp và không quan trọng
Báo cáo viên tương tác cùng các bạn sinh viên
3/ Một số chia sẻ giúp việc quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Tính kỷ luật và thói quen: Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen.
Tính kiên nhẫn: một thói quen sẽ được hình thành sau 21 ngày, vì thế hãy thật kiên trì để đến đích.
Tập trung: Hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.
Lên thời gian cụ thể cho công việc: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó bạn sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.
Sắp xếp nơi làm việc khoa học: Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới - cũ, quan trọng - không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.
Thông quá chuyên đề “Lập kế hoạch và quản lý thời gian”, các bạn sinh viên ít nhiều đã lĩnh hội được cho mình những kiến thức bổ ích, phù hợp với hiện trạng của các nhân, để xây dựng cho riêng mình giải pháp quản lí thời gian tối ưu nhất, từ đó là hành trang để các bạn có thể dễ dàng chạm đến ước mơ, đến thành công của cuộc đời mình.
Thuỷ Tiên